Per migliorare la comunicazione interna in azienda, e per consentire dinamiche di smart working servono approccio e strumenti giusti.

Microsoft Teams è lo strumento ideale per migliorare la produttività digitale aziendale, accorciare le distanze interne tra i dipendenti e gestire al meglio la relazione tra azienda e collaboratori esterni.

In questo articolo parliamo di:

• 3 Difficoltà tipiche nella comunicazione interna
• Microsoft Teams: cos’è e come funziona
• 7 motivi per cui Microsoft Teams è organizzativamente fondamentale per Like srl

Risolvendo situazioni aziendali di ostacoli nella comunicazione interna, in Like srl abbiamo visto come vi siano spesso 3 situazioni tipiche e costanti a segnalare queste difficoltà.

Le 3 difficoltà tipiche nella comunicazione interna

Nel corso del tempo, abbiamo avuto modo di notare che in tema di gestione delle conversazioni interne aziendali, ci sono tre principali problematiche che tendono a riproporsi:

1 – Inefficienza nella comunicazione interna

Interminabili scambi via e-mail, riunioni fiume dove ogni volta si ricomincia da capo e rimbalzanti telefonate di coordinamento interno. Oggi il 22% dei professionisti afferma che oltre la metà delle e-mail di lavoro che ricevono nella casella di posta sono irrilevanti.

2 – Uffici gestiti su gruppi WhatsApp

Le aziende, per cercare di facilitare la conversazione interna, si affidano a WhatsApp creando gruppi di persone o chat singole. Questo metodo presenta però dei limiti e rischi non indifferenti.

3 – Difficoltà nello Smart Working

Essendo questa una tematica improvvisamente attuale, è molto importante riuscire a coordinarsi nel modo più efficace. Il grande ostacolo è nelle difficoltà che nascono quando ci si muove in maniera autonoma e disorganizzata.

Che cos’è Microsoft Teams?

Microsoft Teams è un hub per la collaborazione aziendale sviluppato da Microsoft. Per questo è perfettamente integrato con software di uso comune come Outlook, Word e Excel.

In sintesi Microsoft Teams:

• facilita la gestione delle conversazioni e del lavoro
• elimina gli ostacoli che facilmente si manifestano negli ambienti lavorativi
• permette ai team di lavorare insieme in modo semplice e strutturato

Tutto in un’unica piattaforma.

Si tratta di uno strumento che risponde alla crescente necessità di limitare il più possibile l’inefficienza nella comunicazione interna: mail che vanno inutilmente in risposta multipla a decine di destinatari, conversazioni di cui si perde traccia, allegati e versioni differenti, coordinamenti di ore per comunicazioni di pochi minuti, riunioni che non possono verificarsi mai per impossibilità di avere tutti presenti…

Come funziona Microsoft Teams per lo smart working?

Microsoft Teams è uno strumento in cui gestire la comunicazione e i file: concretamente riduce le mail inviate, e le migliaia di versioni degli stessi file.

Una piattaforma strutturata per funzioni aziendali e progetti con canali e teams differenti

È strutturato in due dimensioni: i team e i canali.

Il Team è la squadra che può così interagire in maniera semplice in un suo spazio: i canali.

I team possono essere suddivisi a funzioni aziendali (ad esempio può esserci un Team dedicato all’ufficio amministrativo, uno a quello commerciale, uno a quello marketing e così via..) o suddivisi per progetto (se ad esempio si vogliono far collaborare in un unico canale persone di dipartimenti diversi ma che lavorano allo stesso progetto).

Ogni team può essere poi scomposto in diversi canali: ogni canale praticamente è un progetto, o un argomento.

Possibilità di conversazioni e condivisione di file e cartelle

I membri dello stesso team possono ad esempio avviare conversazioni sul canale interessato, possono taggare uno o più membri del team per coinvolgerli direttamente, possono avviare chat private (singole o di gruppo) per comunicare solo con gli interessati e possono programmare e fare riunioni in videochiamata con tutti i membri presenti nel team, ovunque essi siano.

Riunioni e videochiamate con condivisione di file e dello schermo

Inoltre è possibile avviare conversazioni o videochiamate multiple con la condivisione dello schermo del proprio pc, anche indipendentemente dai teams di appartenenza.

Nella stessa videoconferenza possono esserci fino a 250 persone.

In Like Microsoft Teams è la piattaforma che ci facilita ogni giorno nella comunicazione interna, risparmiando molto tempo in riunioni o nei progetti. Ci ha letteralmente cambiato il modo di lavorare.

7 motivi per cui Microsoft Teams è la piattaforma che adottiamo per tutte le nostre conversazioni

1 – Possibilità di conversazioni dirette e riunioni

Microsoft Teams rende le esperienze di chat, chiamata e riunioni in videoconferenza più connesse e significative, a prescindere che si lavori da casa, in viaggio o in una sala riunioni. Per organizzare una riunione ci basta guardare il calendario: non conta più la presenza di tutti in ufficio.

2 – Perfetta integrazione Con Word ed Excel

I team possono lavorare nello stesso momento su file e cartelle condivise, discuterne, modificare, e avere sempre aggiornati i documenti condivisi. Senza centinaia di versioni diverse.

3 – Possibilità gratuita d’interazione esterna

E’ possibile inserire in un determinato team anche dei collaboratori esterni, che potranno accedere e visualizzare i contenuti del team anche senza possedere una licenza Microsoft 365. Basta un account gratuito creato tramite e-mail personale.

4 – Accesso da dispositivi mobili e desktop

Per Android e per iOS esiste l’app di Microsoft Teams, e lo stesso vale a livello software per PC e per Mac. La webapp è accessibile ovunque da browser. Si evitano facilmente superflui spostamenti di lavoro, e vincoli di installazione non necessari.

5 – Possibilità di inoltro diretto di mail esterne nei canali interessati

Capita ad esempio una mail ad un singolo responsabile di progetto, che è importante portare alla visione di tutto lo staff. Si può facilmente scegliere di inoltrare una mail esterna direttamente sul canale. È utile soprattutto per avere una tracciabilità costante della comunicazione (ad esempio con un cliente) direttamente sul canale del progetto interessato, e tenere tutti sincronizzati.

6 – Integrazione con liste di attività come Microsoft Planner

Teams offre la possibilità di organizzare le attività da fare aggiungendo delle schede di Planner a un canale del team. Ogni progetto ha un suo scadenzario di compiti da svolgere. Praticamente potenzialmente è un task manager integrato in ogni progetto.

7 – Possibilità di inviare lo stesso messaggio a più canali o team

Questa funzione permette di avere un’assoluta trasversalità nella comunicazione interna aziendale. L’amministratore di Teams potrebbe ad esempio decidere di mandare una comunicazione diretta a tutti i canali o a team (pensiamo ad esempio ad una comunicazione generale che riguarda tutti i dipendenti).

In media è stato rilevato che i dipendenti passano fino all’80% del proprio tempo in attività basate sulla collaborazione come riunioni, chiamate e risposte ai messaggi di posta elettronica.

Microsoft Teams è uno strumento flessibile, che può gradualmente facilitare la comunicazione in un’azienda, per consentire di concentrarsi sulle attività di valore, riducendo quell’80%.

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